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【書評】トヨタの片付け〜整理・整頓で最も重要なのは捨てることにあった!〜

「いつか使う」は諸悪の根源

こんにちは!とんじる(@tonjiru999)です!

整理・整頓って意識してやらないと中々できないものですよね!
僕の社会人1年目は整理・整頓を履き違えて、机の上や下に余計なものをたくさん置いたりして、非道作業空間で仕事をしていました。

ですが、やっぱりものが整理・整頓されていないと、いろんな悪い影響が出てくるみたいです…

そこで、今回は「トヨタの片付け」を読んだのでご紹介していきたいと思います!

片付けで最も重要な「5S」

みなさん、片付けの5Sって知っていますか?

片付けの5S
  1. 整理…「いるもの」と「いらないもの」を分け、「いらないもの」を捨てる
  2. 整頓…「必要なもの」を「必要な時」に「必要なだけ」取り出せるようにする
  3. 清掃…日常的に使うものを、汚れなく綺麗する
  4. 清潔…整理・整頓・清潔の状態を常に維持する
  5. しつけ…仲間に、上記の4つの項目を守らせるルールを作る

ちなみに、この片付けの5Sは、トヨタだけでなくいろんな企業でも採用されているみたいです。

しかし、どのような方法で「5S」を保っていけば良いのでしょうか?
いきなり、5Sが重要!って言われても何から手をつければ良いのかわかりませんよね。

まずは、自分のデスクまわりの環境を【整理・整頓】することから始めなければいけません!

2度と散らからない!トヨタの「整理」術

トヨタは整理について以下のように定義しています。

「いるもの」と「いらないもの」を分ける。

「いらないもの」は捨てる。

いらないものを捨てる。

ここが多くの人間ができていないポイントなのではないでしょうか!?
もちろん僕も捨てるの超苦手です!

みなさんもありませんか?

「これってなんかに使えそうだな…一応とっとくか…」

「あとで必要になった時にないと困るかな…奥の方にしまっておこう…」

ありますよね(笑)
それもそのはず、人間には損失回避の法則というものがあり、人間の心理上得るものよりも、失うものを重要に感じてしまうのです。
だから物って増えていってしまうんです。
学校教育は足し算ばっかり。引き算ができていないって言われるのと似てますね(笑)

しかし、いつまでもそんな心理作用にとらわれてしまっては、物で溢れかえり効率的な仕事はできません。

そこで大事なのは、「いつ使うかの判断基準」を設けることです。

トヨタでは以下の3つの判断基準でものの処分を決めているそうです。

  1. 今使うもの
  2. 今じゃないけど、あとで使うもの
  3. 使わないもの

①「今使うもの」は瞬時に取り出せるところに

①今使うものは、「ないと仕事ができないもの」です。
今日・明日使うものが該当します。

今使うものは、必ず手元にすぐ使えるような場所に保存しておきましょう。
また、今使うものに関しては、日常的に使うものも多いはずです。
日常的に使うものは特に身につけたり、パッと届くところに置いたりと工夫しましょう。

②今使わないけど、あとで使うもの

これ!厄介なのはこれですよね!

「いつ使うかわかんないけど、とりあえずとっておこう!」

これが諸悪の根源です。

そこで、必ずいつまでに使うかの「期限」を設けましょう。

いつ処分するかが明確でない場合には、人はものを処分できなくなるものです。
必ず処分する期限を設けたり、計画が終わった時に処分するなど、タイミングのあたりをつけておきましょう。

私は、Googleカレンダーに処分する予定も入れていく予定です。

③「使わないもの」は即処分

③の「使わないもの」に関しては、すぐに処分しましょう。何も考える必要はありません。
時間が勿体無いです。秒で処分です。

そのために、即処分できる仕組みを作っておくと良いみたいです!

これは、僕も昔実践していて、机の下などに即処分するようの紙入れを作って置いたりすると、ノーモーションで処分ができるようになります。
もちろん、紙入れは定期的にシュレッダーに入れる必要がありますが。

でも、こんな簡単なことでも意外とやっていない人もいますよね。
僕も、処分する紙を毎回シュレッダーに持っていって1枚ずつ処分していたこともありました。

そうは言っても捨てれない(笑)そんな時は写真を撮れ

まぁ3つの処分するタイミングが設けてあっても捨てれない時はありますよね。

先輩から好意で仕事に役立つ資料なんかもらった時にはまぁ捨てれません。(笑)

でも、いつ使うかもわからない物であった場合には、持っておく方が邪魔になってしまいます。

そんな時は、写真をとってから処分するのがおすすめです。
これは、トヨタ式ではなくとんじる式です

基本処分に困るものって書類関係が多いですよね。
その中にある情報って結局読めればいいので、紙媒体で持っている必要性ってあんまりないと思います。

また、今はほとんどの資料がパソコンで作られているので、どこからしらにデータがあるはずです。
1枚しかない重要資料の原本をもらう時は必ず一言あるはずですから(笑)

とにかく、何でも紙として持っておくことはデメリットでしかありません。
せっかくスマホの時代なんですから,そこは思い切ってデータで保存していきましょう。

どうしても、もったいないと思った時は…

ですが、どうしても捨てるのを躊躇してしまうものもあるはずです。

そんな時は持っていないフリをしましょう!

「今これを持っていないとしたら、お金を出して買うか?」

この自問に対して、「ノー」の場合には機械的に捨ててしまいましょう。
この考え方を持っていれば、どうしても迷った時に根拠を持って処分するかを選択することができます。

綺麗にするだけではただの「整列」。捨てなければ「整理」ではない

散らかった部屋の片付けをする時に、本棚や服など整理して満足することがあると思います。

でも、一度その物の量で散らかったのだから、何か仕組みを変えないとまた散らかるのは当たり前ですよね。

綺麗にするのは一見満足感も高く、「やってやった感」はあるのですが、「なぜ散らかるのか」が解決できていなければ、結局はまた散らかるのが目に見えています。

そのために、物を減らし「汚くならない仕組み」を作っていくのがトヨタの言う整理術なのではないでしょうか?

片付けの有名な合言葉として「1in2out」と言うものがあります。
1つのものを取り入れる時には、2つのものを捨てると言うものです。

1in0outでやっていては、ものは永遠に増える一方です。
「捨てる」ことにしっかりとフォーカスして、5Sの第一歩目である整理を極めていきたいものですね!

トヨタの整頓術

「自分がいなくても、他の人が必要なものを探せる」

これがトヨタの整頓術の基本です!

トヨタの整頓は、物のおく場所を決めるのはもちろんですが、「ものがどこにあるか」までしっかりと分かるようにしておくのが重要です。

例えば、物の収納マップがあったりとか、収納ボックスには全て名札が付いていたりなど、徹底して管理しています。

また、3定と言う言葉があります。

  1. 定位置…どこに置くか
  2. 定品…何を置くか
  3. 定量…どのぐらい置くか

この3定を守って、物の整頓を行っていけば散らかることが内容に思えますよね。

「まずは一本引いてみる」

とは言っても、新しい取り組みや新しい物には、中々物の定位置を決めることができないこともあります。

そんな時は、「まずは一本引いてみましょう」

一本の線を引くことによって、物の置く場所を仮にですが決めることができます。
そのあとに、この場所で良かったのか?これを置く場所にふさわしいのか?など検証をすることができます。

大事なのは「まず一本引く」ことです。何もせずにものを放置して置くことが最も危険なことです。

人間はミスを隠したくなるもの

当たり前ですが、人間はミスを隠したくなるものです。

子供は当たり前ですが、大人でもミスを正直に全て公開している人はあまりいないでしょう。

しかし、トヨタでは人にミスは責めません。

人は責めるな、仕組みを責めろ

これがトヨタの理念です。

ミスを隠してしまうのには必ず理由があります。
怒られたくない。バレたくない。隠すことができる。などなど…

そこで、ミスをしても隠さない・隠せないような環境づくり・仕組みづくりをすることが大事なのです。
ミスを責めても結局解決しないのは、教育の世界では当たり前ですよね。

ミスを隠す空間をなくすために(自分のためにも)普段から整頓を行うことは非常に重要ですね。

まとめ

この本では5Sの中の整理・整頓について厚く書かれていました。

残りの清掃・清潔・しつけは学校のプログラムに入っていたり、教師の腕の見せ所ですよね。
ですが、整理・整頓に関しては、中々教師自身できていないことが多いです。

整理・整頓ができるようになったら、あとは、習慣化して徹底することです。

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