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【仕事効率化】チェックリストの正しい使い方と4つの効果

質問ですが、あなたのチェックリストの使い方は本当にあってますか?

あなたのチェックリストに書いてあることがタスクの名前だけであれば、あなたはまだ本当のチェックリストの使い方を知っているとは言えません。

ここでは仕事の効率が劇的に上がる正しいチェックリストの使い方をご提案していきます!

仕事の効率が上がるチェックリストの使い方

「次は何をするんだっけ・・・あれから手をつけようかな」
「次は資料の作成か・・・でも作る前には会議の日程を調べなきゃ」

皆さんはこのような場面は多くないでしょうか。私も良く悩まされていました。言い換えると、以下のようになります。

  • 次にやることが明確でない場合
  • 次にやることの前に、既に別のタスクが存在している場合
とんじる
とんじる
そうやって次の行動を頭で考えると本来やらなくてもいいような仕事をしちゃったりするんだよな

それを解決するのが、1作業1ステップ型チェックリストです!

私がブログを書くときの例をもとにご紹介します!

  • ブログを書く
  • ブログのテーマを決める
  • 読者のニーズを調べる
  • 本で情報を集める
  • 文章を書く
  • 画像を挿入する

このように、誰が見てもできるように細かく作業を分解していくと、次に自分が何をすればいいのかが明確になります。

次に何をするか明確であれば、「次はこれ、次はこれ、次はこれ」のように、作業内容に100%の力を使うことができます。

とんじる
とんじる
なるほど・・・でもチェックリストを作るのが大変じゃね?

確かに1作業1ステップ型のチェックリストを毎回作るのは大変です。ですが、それに見合う様々な効果があります!

1作業1ステップ型チェックリストが効率を上げる理由

ここからは、このチェックリストの4つの効果を1つずつご紹介していきます。

  1. 脳の疲れをなくす。
  2. 集中力を高める
  3. 余計な行動をしなくなる
  4. 繰り返し行うことで、効率が上がり続ける。

①脳の疲れをなくす

1作業1ステップ型チェックリストは脳の疲れをなくす効果もあります。
実は人間の脳はいくら頑張っても疲れることはないと言われています。

しかし、脳は意思決定をすることで疲れていきます。

例えば以下のような意思決定により人間の脳は疲れ、働きが遅くなります。

  • 「今日の晩御飯はどうしようかな?」
  • 「今日は赤と白どっちの服を着ようかな?」
  • 「トイレいきたいけど面倒くさいな、行こうかな」

こういった日常のあらゆる意思決定のステップを省略し、即時判断につなげていくのが1作業1ステップ型チェックリストです。

一度使ったチェックリストはそれで終わりにせず、アップデートしながら似た場面で有効活用しましょう!

②集中力を高める

人は集中し始めるときに、最初の5分間集中することで、その後も集中できると言われています。最初の導入の作業を明確にすることで、集中力に勢いをつけて仕事を効率よくこなしましょう。

とんじる
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何事も最初が肝心だからな!

③やらなくていいことが明確になる

人間には現在バイアスという心理作用が働いています。2002年にノーベル経済学賞を受賞した米国のダニエル・カーネマン博士が提唱しました。

目先の行動や報酬ほど大きく、将来の行動や報酬ほど小さく捉えてしまうという心理です。
例えば以下のような実験があります。

  1. 今500円あげます。
  2. 半年後800円あげます。

値段は2の方が高いはずなのに、多くの人間は1の方を選んでしまいます。

これが現在バイアスです。

[speech_bubble type=”std” subtype=”L1″ icon=”tonjiru.jpg” name=””]でもチェックリストとなんの関係があるんだ?[/speech_bubble]

仕事でも同じような経験はありませんか?

「この手順を想定していたけど、あれもやった方がいい気がしてきた!」
「先に机の掃除してからやろうかな?」

これも現在バイアスです。目の前の行動が大きく見えてしまうことでついやらなくてもいいことまでやってしまい、本当にやるべきことが後回しになってしまいます。

もちろんチェックリスト作成の段階で、本当にやるべきことが抜け落ちていることもあるので、気づくことはいいことです。ただ、必ず実行した後に、「本当にやるべきことだったのか」と振り返ってください。

とんじる
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それが効率が上がり続ける理由なんだな!

このサイクルを繰り返すことで、行動が洗練され非常に効率的な仕事ができるようになります!

まとめ

仕事を効率化させるチェックリストの使い方はいかがだったでしょうか!

仕事を効率的に行うことは、正確性が上がったり、スピードが上がったりと、絶対に良いことしかありません!

仕事が順調だと、毎日が充実します!(僕は順調ではありませんが!)

目先の「チェックリストを作るのがめんどくさい」に負けず、充実した毎日を手に入れてください!では!